社内で「資料を作る人」「資料を依頼する人」に分かれている非効率な「社内下請け」状態に陥っている会社はまだまだ多いようですね。
EXCELが苦手な上司に共通して言えるのは、せっかくEXCELで作成した資料を「印刷」してから見る、という点です。メール添付で提出が許されていている場合も印刷だけは自分でできても、画面上で検証するという所までは程遠いようです。
結局、印刷して見るから「作り直し」「再依頼」が多くなるのです。
「せっかくEXCELで作ったのですから足し算くらいできるようになって！」とはっきり言えない方も使えるちょっとした作戦です。
↓ 簡単動画からご覧ください。
シミュレーション
『主要取引先として登録するため「年間取引金額」を多い順に並べた表を作って欲しい』という指示があり、このような一覧表を提出しました。
作り直し
『上位10社前後かつ総額1億前後が目安なので、そのへんがシミュレーションできるように作り直してくれないか』と再指示をいただきました。
使う側さえ EXCEL の初歩がわかっていれば作り直す必要もないものを、「印刷して電卓で計算する」ことが上司にとっては苦痛を伴う「シミュレーション」らしいです。
今さら数式を使えるように教育するのは無理なので、ここは簡単な方法で「シミュレーション」できる方法をお教えすることにしましょう。
ステータスバーの機能を紹介
画面下部のステータスバーに、選択中セルの「平均」「データの個数」「合計」が表示されますが、これをもっぱら作成者が使うもの、と決めつけていませんか？
今回のように、同じ社内でファイルで提出して受け取った側もEXCELで開いておきながら「印刷」して電卓で検算するくらいなら、ステータスバーを見てもらいましょう！
提出ファイルに解説
ステータスバーの表示はセル選択中のみ表示されるので、図のようにセルを選択して「平均」「個数」「合計」が表示されている状態で保存することと、さらに図のように「このへんに↓合計 が表示されますよ」の案内をシート上に表示すれば、開いた時「なるほど」となるはずで、あとは「セルの指定範囲を変えればシミュレーションができる」ことをわかってもらうだけです。
「なんだ、電卓なんか要らないな」と言ってもらえることを祈っております。
