「印刷範囲の設定」を使いこなすと「時短」につながります。
１つのEXCELブックで集計前の「明細部分」と、明細を元に作成した「集計結果」を同一シート上に共存させてしまったため、受け取った人がそのまま「印刷」ボタンを押すと、必要のない「明細部分」が何ページにも分かれて印刷されてしまう、といった「印刷事故」を事前に防ぐためには「印刷範囲の設定」をしておくことが必要です。
また、こんなケースもあります。
提出先が違う等の理由で、同一のEXCELシート上に違う形式の「集計結果」を作り別々のページに印刷したい場合、毎回「印刷範囲」を設定しなくても「印刷」ボタンを押す操作を１回で済ませることができます。
↓ 簡単動画からご覧ください。
印刷事故の例
「印刷したい範囲」と「印刷不要な部分」が共存するシートの例です。
印刷プレビューで見ると
①マウスならクイックアクセスツールバーの「印刷プレビュー」で見てみましょう。
②ショートカットキーなら [Ctrl][F2] でプレビュー、[Esc] で戻ります。
２ページに分かれてしまいました。EXCEL が不慣れな人が「印刷」ボタンを押すとこうなります。
印刷範囲の設定
印刷の必要がないデータがシート上に共存する場合は、配布前に「印刷範囲の設定」を済ませておくことで「事故」は防げます。
①印刷するセル範囲を選択しておき
②「ページレイアウト」タブ「印刷範囲」「印刷範囲の設定」をクリックします。
別々のページに印刷する
同一シート上の複数のセル範囲を、別々のページに印刷します。
①まず１ページめのセル範囲を選択
②[Ctrl] を押しながら２ページめのセル範囲を選択して
③「ページレイアウト」タブ「印刷範囲」「印刷範囲の設定」をクリックします。
印刷プレビューで確認すると、２ページに分かれました。
PDF 保存時も有効
「印刷範囲の設定」で２ページに分けて印刷設定したシートを「PDFで保存」した場合、PDFファイルも２ページとなります。
