EXCELの集計テクニック

[EXCEL]集計結果表でなく集計ボタン付エクセルの価値とは

エクセルの集計機能は優れていますが、社内でエクセルができる人が少ないと「集計して配布してあげる」というサービスが定型業務になってしまうことが多いですよね。

「集計して配布してあげる」ことを始めると、「もっとこうして、ああして」と要望が増えてくるものです。「エクセルって、本来は皆が使えるのが普通なんですよ」と訴えても時すでに遅し、できない人ほど要望は厚かましいのが世の常です。

集計して渡してあげる、という帳票スタイルが「至れり尽くせり型帳票」なら、もらった人が集計できるようにセットして渡すのは「親心型帳票」と呼んでも良いかもしれません。ボタンを押せば知りたい内容が表示される、最低限「ボタンを押す」という行為をしなければ何も起こらないわけです。

エクセルには「フィルター」という絞り込みの機能がありますが、エクセル2010以降のバージョンでは「スライサー」という、フィルターよりわかりやすいメニューが追加されています。「スライサー」を設定して配布することで、エクセルが苦手な人も「えっ?こんな事ができるの!?」と良い刺激になるかもしれませんよ。

集計できるエクセル資料を作る

表をテーブルに設定

①表の範囲を選択しておきます。

②「挿入」タブ内「テーブル」をクリックします。

③「□先頭行をテーブルの見出しとして使用する(M)」にチェック「OK」。

スライサーを挿入

④「デザイン」タブが現れるのでその中の「スライサーの挿入」をクリックします。

⑤集計単位としたい「□氏名」と「□種別」にチェックを入れて「OK」。

⑥「氏名」と「種別」のスライサーが現れたら、適当な場所へ配置します。

集計機能を追加

⑦表の右下「クイック分析ツール」のボタンをクリックします。

⑧メニューの「合計」を選択します。(分析内容が選べます)

⑨表の下部に「合計」行が追加されました。

動きを確認

上は 青木良一 さんの旅費、下は全員の 旅費合計です。この資料を受け取った利用者は、知りたい結果を得るために、自らエクセルのボタンを操作することを覚えます。