社内には実にさまざまなスタイルで記録が残されているものですね。
紙や印刷物、EXCELやCSVファイルならラッキーなのですが、それでも集計しやすいスタイル、集計困難なスタイル様々です。
苦労の絶えないEXCEL現場に対して「作業の標準化」をうんちくする方をよく見かけますが、標準化されていないのは集計方法ではなくて、元情報側のはずなのですが‥
今回は「一見集計困難」と思える元情報をかんたんに集計する事例です。
登場回数を集計する COUNTIF
sheet1 は毎年行っている社内検定に、過去3年で何回合格したか？を集計しようと作った表です。「記録」シートは過去3年間の年度毎の検定合格者の氏名一覧です。
つまり記録シートの全記録に 何回登場したか？ を調べることができれば良いわけですが、もしEXCELが存在しなかったら気の遠くなりそうな目視集計になりそうです。
COUNTIF関数
COUNTIF(範囲,検索条件)
指定された範囲に含まれるセルのうち、検索条件に一致するセルの個数を返します。
範囲＝記録シートの全記録
検索条件＝sheet1 の各氏名、ということになります。
①記録シート $B$3～$D$12 注）コピーしてもずれないよう 絶対参照 とします。
②sheet1 の各氏名 B2 （こちらはコピーしてずれたほうが良いので$は付けません）
式をコピーして完了
完成しました！
COUNTIF関数で扱える「範囲」は 1列（1行）で無ければいけない事はない、という事がわかりました。行 × 列 の大きな表でも集計してくれます。
（参考）年度別に集計した場合
まず思いつく方法は年度別（つまり1列づつ）検索する方法です。
参考までに、セルC2へ入れて他のセルへコピーする式を示しておきます。
①範囲は、横へコピーした際、1列づつずれるよう B の前に $ は付けません。
②逆に検索条件は、横へコピーした際、B列に固定させるため B の前に $ を付けます。
ポイント解説動画
