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[EXCEL][ブログ]システム次第で雑用がはびこるオフィス

高額でシステムを導入したのに、相変わらず業務現場では雑用が減らないということはよくあることで、もう慣れっこになってしまっているとは思いますが。そもそも高額システムと、人間の雑用では受け持ち範囲が違うのでしょうか?

高額システム検討時のプレゼンでは「このシステムさえ導入すれば〇人分の人件費が浮きます」といった「費用対効果」が決め手となって導入されたはずなのに、実際に導入された後も、あいかわらず雑用に追われている社員に対して「システムが導入されたのに何をやってるんだ?」と人間が責められることもよくあるお話です。

システムがからむ雑用

システムフローという用語がある通り、システムはあたかも川の流れのように上流から下流へ向かって流れるように設計されます。水が集まって川となるように、システムの流れの要素は情報(データ)です。

かつて「OA化」という言葉があり、システム化さえすれば、すべてが自動化されるように勘違いされる時代もありましたが、川上情報を入力しなければシステムは動きません。

また、同じ情報だから1度入力すれば、2度と入力しなくても良いとは限りません、入力の仕様も、効率化できるかどうかは、システムの設計次第ということになります。

川下ではシステムに処理、蓄積された情報を、利用者が取り出しますが、出力形式が、すぐに利用できる形式で提供されるかどうかも、システムの設計次第です。

システムがらみの雑用というのは、この川上と川下の2種類発生することになります。

【川上雑用】システムへの登録作業

登録前の情報が「登録申請書」の場合は、直接入力する画面が一般的ですが、最近ではエクセルデータ等で一括入力する仕様も見受けます。いずれにしても、登録前情報を整理し、システムに受け付けてもらえるような表に再加工しなければならず、今はこれを人がパソコンを使って作業するのが普通になっています。

不思議な事に、パソコンで入力準備したその人が、その同じパソコンを使ってシステムの画面を出して、入力メニューへ入力するわけです。

【川下雑用】システムから出て来た情報加工

利用部署が欲しいフォーマットで情報が出力できるケースはごく稀で、システムメニューはシステム側の都合で、一定の形式でしか情報が出せないケースがほとんどです。

上司へのレポートや、取引先や支店へ情報提供する場合、相当な時間を割いてシステムの定型様式から、欲しいスタイルへ帳票の再加工を行っています。

これも不思議な事に、パソコン画面上のメニューから出力し、パソコンで再加工するという無駄な(諦めてから久しい)作業です。

非システム雑用

社内情報交換、通達、社内外問合せ対応、スケジュール、各種予約、書類整備等々、定番の雑用ですが、さきほどの主システムすらうまく設計できていない場合、こちらの業務に密着した雑用がシステム化されていることは、まずあり得ません。

装置的には難度は高くはないが、気の利いた仕様設計をするには業種ごとの業務に精通している開発者でないと無理であることと、依頼側企業と開発側双方にコミュニケーション力・企画力が必要であることです。

この部分はシステム側から見ると、主システムのおまけのように見えてしまいがちですが、業務側にとっては業務効率化の中心部分です。

雑用と業務リノベーション

企業内で効率化を推進するために、事務作業を担当されている方とよくやり取りをしますが、その中で気になるのは、自らを「雑用係」と呼ぶ人たちが居られることです。

どうやら業務現場には、本業と、システムと、雑用の3つが存在するようです。

使い勝手が悪いシステムの補完作業のために雑用があり、雑用係まで置いている。本来の姿は、本業をこなすためにはシステムは無くてはならない存在であり、本業の一部がシステム化される目的でシステムが導入されているはずなのですが。

雑用には成果も目標達成もありません、本来やるべきではないものを雑用と呼ぶのです。費用をかけてシステム化して、雑用が発生するというのは異常事態との再認識が必要です。

我が社の発展にほんとうに必要なIT化の企画ができる、ということは現状のパソコン業務を掌握できる、ということが前提です。この事こそが「OWR(オフィスワーク・リノベーション)」です。壊してはいけない資産(パソコン業務)を理解し、残しながら全体の価値を上げることがリノベーションです。

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