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[EXCEL][ブログ]エクセル業務を丸投げしてくる会社

社内では無数の業務が、パソコンで処理されていることと思います。そう、「無数」です。

「無数の業務」だけあって、会社は「個々のパソコン業務の内容を完全に把握していない」ことに麻痺しているようです。パソコンによる「無数の業務」は「自己責任」で行われているケースが多いのではないでしょうか。上司にエクセルの質問をしてみたら、きっとこう返って来るはずです、「個々の知恵でやってほしい」「自己責任の分野だから」「そのためにパソコンを貸与しているんだ」

社内でパソコンを使って、会社の業務を個人的に処理する事に違和感を感じませんか?

パソコンごと個人へ丸投げ

パソコンはパーソナル・コンピューターの略。personalとは「個人の」という意味のとおり個人が自由に使える道具であるのに、なぜ会社は「個人用コンピューター」を貸与するのでしょうか?それは、システム導入しても届かなかった部分を、ある程度効率化するにはパソコンは費用対効果から「効果あり」と判断しているからに違いありません。

ということは、パソコンで行う作業は当然会社の業務であることが前提なのです。しかし問題はパソコンを与えたあと、「個人的な業務を、個人の判断でこなす」方向へ流れてしまっている点です。個人用パソコンを会社が配布した時点で、もともと掌握しきれていなかった「個別業務」を「パソコン」というもっと掌握しづらい道具と共に、個人へ丸投げしてしまっているのです。

会社の業務でありながら上司に相談できない風土が定着してしまうと、それが大切な業務処理であっても個々で悩んだ末、仕方なくパソコンを使った「プライベート処理」として運用せざるを得なくなります。トラブルが発生した時などにはじめて、『勝手な事をしてもらっては困る』とか『属人化だ』と個人が批判されるケースも珍しくありません。

問題は、本来解決が容易なはずの末端業務を、無数に存在して掌握でき切らないから、という理由で埋没させてしまい、その結果さまざまな手法で「プライベート処理」されている、という現実です。「プライベート処理」そのものに罪はない、自然発生させる風土を許してしまっている組織や考え方に問題があるのです。

システム化の優先順位もおかしい

無数の非効率が埋没してしまって見えない一方で、逆に個別には解決が困難で大規模な非効率業務は誰にでも見えるため、課題として浮上しやすくシステム化の対象になりやすい、ということが言えます。ちょっと待ってください、手数がかかっても人間が何とか処理できる「個別業務」をパソコンごと丸投げしておきながら、同じスタイルでは解決困難な丸投げできない案件からシステム化しようとするのですか?問題解決には誰があたるのですか?

「個別業務」のパソコンごと個人へ丸投げ方式は、結果として人力では解決できない案件から業者へ丸投げすることを意味します。「個別業務」を個人へ丸投げした時点で、すでに社内で問題解決することを放棄しているために、「個別業務以外」をも丸投げせざるを得なくなり、システム化の対象は「人力では解決できないこと」から優先されることになります。

日本企業の多くは、業務をシステム化する上でちょっとした困りごとに答えられる部門長も、部署も育っていないために「個人任せ」か「業者丸投げ」かどちらかになってしまっています。後者の場合は費用が掛かるため、この行為を自ら「システム投資」と呼び、導入されたものを「システム」と呼んでいるのです。「ウチも、〇億のIT化をやりとげた」と金額だけを殊更におっしゃる経営者も多いようですが、中身がわからず注文すれば高額になるのは当然です。

オフィス業務のリノベーションとは

パソコン業務発生の歴史

1970年~80年代、「OA化(Office Automation)」という言葉がありました。コンピューターを導入すればオフィス作業はすべて自動化され、オフィスワーカーは不要になるなどという発想です。しかし約束を果たす事なく「OA化」という言葉は自然消滅してしまいました。

かわりに登場したのが「パソコン(personal computer)」で、OA化の約束不履行を業務現場が穴埋めする形ができ、この頃に初期のエクセルが普及し始めました。業務内容は大きく2つあり、①基幹コンピューターで満たされない部分の補完、②身の回りの効率化です。

①はさらに「入力」と「出力」に分類できますが、たとえば「出力」の例では、基幹コンピューターで出力されたデータ帳票だけでは満たされない部分をエクセルで再加工、分析を行うわけです。「入力」は基幹コンピューターへ登録する情報の収集、整理をエクセルで「登録に至るまでの流れ」を「申請・集計」という形で構築することがよくあります。

OWR(オフィスワーク・リノベーション)

①日本の職場では8割以上の人が「エクセルは苦手」と感じているそうです。
②エクセルを効果的に活用すれば社内業務の7割を高速化・自動化できます。
③エクセルを使った業務処理の速度はスキルによって数百倍の差が出ます。

エクセルが職場へ根付いて20年以上、自動化を謳うシステムを導入してもエクセルで積み上げた業務を完全に移行することは困難ですが、他システムへ移行する以外に有効なオフィス業務改善策として「OWR(オフィスワーク・リノベーション)」を推奨します。

壊してはいけない資産を残しながら、全体の価値を上げるのがリノベーションです。リフォームが思いついた順に入れ替えること、ならばリノベーションは全体の協調を重視します。エクセル業務を効率化したい、自動化したいなら手放しで他システムに移行するのではなく、現状のエクセル業務を細かく見直し、改善するところから始めることが重要です。

エクセル以外のシステムを導入するときは、エクセル業務を熟知した人間が関与しなければ必ず失敗します。エクセル以外のシステム導入が不要であることに気付く場合もあり、エクセル以外のシステムを必要最小限に抑え、エクセル業務との協調が図れます。

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