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[EXCEL][ブログ]エクセルを努力せず使い倒すコツ

エクセルをフル活用するコツをご紹介します。業務現場で「生きた活用」をする秘訣です。

「エクセルは道具」「人間優先」に徹する、とはEXCEL屋の基本コンセプトですが、エクセルを習得するうちに「エクセルは神様」「エクセルさえ習得すれば万能」とならないよう注意しましょう。エクセルが主役=いかにエクセルを美しく見せるか、が目的になってしまうと業務、それもごく簡単な業務ほど置き去りになってしまう恐れがあります。

エクセルはあくまでも「道具」です。道具に凝ることはありません、道具は徹底的に使いましょう。

エクセルにどう向き合えば良いのか?質問形式で自己チェックできるようにしましたので、一度確認してみてください。

質問「主役はエクセルか業務か」

主役はどちら?

A)エクセルの使い方を知りたい。
B)やりたいことをエクセルを使って解決したい。

皆さんも質問されて困った経験をお持ちかと思いますが、同僚の方などから質問された場合、AとBではどちらのほうが伝えるのに苦労しますか?

おそらくBのほうが難しいと思います。

Aのほうはまず「メニュー」があって、次にそのメニューの説明をすれば良いのですが、Bのほうはまず「やりたいこと」があって、次にそれを解決できる「機能」を伝える、といった「真逆」の流れになるからだと思います。

よく「逆引き」というような表現を使ったQ&Aを見かけますが、気の利いた回答をするためには全体の機能を前もって把握して「逆引き」ができるよう準備しておかなければなりません。

エクセルが難しい、苦手である、という理由はおそらくここに原因がありそうです。

業務現場では業務の困り事を解決したいからエクセルを使って何とか試行錯誤を繰り返しています。ところがソフトとしてのEXCELにはメニュー名が並んでいるだけで、困り事に対応したメニュー名、メニュー配置や構成にはなっていません。

どのように解決するのか?というストーリーは人間がイメージしなければなりません。その為にはエクセル全体の機能を「索引」のように持っておかなければなりません。

次の質問「暗記か把握か」

操作方法

1)操作方法まで完璧にマスターすべき
2)細かい操作方法など覚えなくても良い

エクセルを業務に活用するためには、1 か 2 どちらの覚悟が必要だと思いますか?

資格試験に合格するためなら当然 1 でしょうが、業務に活用するためであれば「どのメニューでどんなふうに処理」するのかさえわかっていれば試験中ではないので細かい操作方法はネット検索で事足りるはずです。

2つの質問を組み合わせると

[A1]A)使い方を知りたい。1)操作方法完璧マスター
[A2]A)使い方を知りたい。2)覚えなくても良い
[B1]B)やりたいことを解決したい。1)操作方法完璧マスター
[B2]B)やりたいことを解決したい。2)覚えなくても良い

4つの組み合わせができました。それぞれは実にみごとに「エクセルの活用状態」と「行き先」を表わしているようにも見えます。

[A1]講師タイプ

A)使い方を知りたい。1)操作方法完璧マスター

「VLOOKUPとは何ですか?」と訊かれたら完璧に答えられるのですが、「VLOOKUPとは何ですか?」と質問するためにはまず「VLOOKUP」を知っていることが前提です。9割がエクセルが苦手と感じる業務現場ではメニューが入口になることは、ほぼ考えられません。

[A2]入口を間違えた

A)使い方を知りたい。2)覚えなくても良い

エクセルを学習したい人から「VLOOKUPとは何ですか?」と訊かれても即答できず、「調べておきます」となりますが、先ほどと同じく業務現場ではメニューが入口になることが無い為、業務上の困り事解決には不向きな入り方でしょう。

[B1]業務コンサルタイプ

B)やりたいことを解決したい。1)操作方法完璧マスター

主役は「業務」です。業務の進行をじゃまをする困り事が生じた場合、解決するためには「エクセルメニュー」から入るのではなく、「業務」から入る必要があります。さらに早く解決するためには操作方法も熟知しておくに越したことはありません。

[B2]業務のプロ

B)やりたいことを解決したい。2)覚えなくても良い

こちらも主役は「業務」であり、エクセルは解決のための「手段」です。困り事の解決が目的であれば「どのメニューでどんなふうに処理」するのかさえわかっていれば、細かい操作方法はネット検索等で事足りるはずです。

業務のプロになる

やりたいことを解決する手順がイメージでき調べ方を知っている

よし!エクセルを身に付けるぞ!と「初級」の本の1ページめから読み出して「中級」へ到達せず挫折する人が多い理由は、本の内容が実務の要求と紐づいていないからです。「初級」の内容を完全に暗記していても、実務で「やりたいこと」は全く解決しないことがほとんどです。

「初級」「中級」「上級」と分けてあれば「初級」をマスターしなければ次の段階へ行けない、と考えがちですが、実務への活用に限ってはこのような級分けは意味がありません。「やりたいこと」の解決方法が「上級」で解説されているかも知れないからです。

業務解決力を身に付けるには

本を利用するなら「索引」が充実している本を購入することと、目次に沿って読み進めるのではなく、「索引」を把握して「やりたいこととメニューを結び付ける」ことが重要です。

その点「ネット検索」なら簡単に解決してくれます。例えば10月よりスタートする「軽減税率」をエクセルでどのように扱えば良いのかについて本では解説されていませんが、ネット検索なら「エクセル 軽減税率」で調べることが可能です。

エクセルの学習と、実務への応用のギャップ

実務への応用力=検索力、と言えるかもしれません。そのためにはエクセルの操作方法を細かく知っている事よりも、できるだけたくさんの「引出し」を持つことです。引出しの中は空でもかまいません、すぐに検索できれば良いのです。