[EXCEL][ブログ]エクセルはシステムなのか？

エクセルはシステムなのか？という疑問は確かにあります。

時には「システムだから‥」またある時には「業務の一部だから‥」さらには「個人が勝手にやっている事だから‥」と、それぞれの立場に応じて何かの理由を付けて避けようとするのがエクセル。また実際にはエクセルのおかげで現場業務がなんとか回っている、という現実もあります。

エクセルはシステムなのか？

ビジネスマンの ８割がエクセルを苦手 と感じながら使い続けていると言われています。

エクセルで資料を作成中に関数等で行き詰まり、システム部署へ質問しても、ほぼ解決することはないそうです。エクセルは当然システムの一部だと信じてシステム部署へ質問するわけですが、システム部署の実情はそうではありません。苦手意識はシステム部員も同じなのでしょうか。

社内のシステム部署で解決できない理由

以下の３つの事情が存在するようです。

①その業務をエクセルでこなす事について経験や相談力がない。
②業務がからんだ相談に時間を割けない
③エクセル活用に関するスキルがない。

業務現場からすれば、いつもシステムトラブル対応してくれるシステムの専門家と信じていたのに「エクセルは自己責任でお願いします」と、名回答が返ってくる会社も多いです。

質問内容は、IF や VLOOKUP など周囲の人に聞いてもわかりにくい「やや高度な」関数についてが多いのですが、システム担当者からすれば、IF関数やVLOOKUP関数の文法を説明できても、①実際の業務処理がからむと経験や相談力不足で答えられなかったり、②業務相談のウェイトが高くなるので断らざるを得ない、といった事情があります。

また③システム部署でもエクセル技能にはばらつきが存在し、普段から使っていない事もあってスキル不足で答えられないこともよくある事です。

暗黙の境界線はこうしてできた

多少の困りごとが、システム部署で解決できていた時代がありました。内製力、という意味ではメリットととらえることもできるのですが、これはメーカー支配が強い時代に、日常保守や簡単なメニュー改廃を行うにもメーカー仕様の教育受けたシステム部員が在籍していたからです。

時代が進み、一社支配から他システムとの連携を重視するようになり専門知識を持つ人員は不要になると同時に、他の一般システムに関しては素人であり、さらに業務部署からの要望やトラブルに対して直接対応しなくなったせいで、次第に現場とは疎遠となっていった、メーカー方針に影響を受けている事情もあります。

おかげで、システムも素人、現場とのコミュニケーションも苦手なシステム部署ができ上がってしまい、見方によっては孤立化しているといっても良いような状態になりつつあります。会社の業務効率を大きく左右するエクセルの質問に対し、素直に「不勉強でわかりません」と言えないのはシステムの大きな落とし穴を象徴する、初期症状とも言えそうです。

システム部署が相談先ではないことがわかった業務現場は、エクセルは業務現場でなんとかするもの、と理解するようになり「暗黙の境界線」が形成されるようになりました。

属人化と呼ぶのか

「属人化」という言葉を間違って使っていませんか？

自部署の業務が社内システムでサポートされていなかったり、システム登録のため事前集計に手間が掛かる場合は、エクセル等のソフトを使って自分なりに工夫して効率化することは今のご時世あたりまえになっていると思います。しかし社内でエクセルに長けている人が、便利な集計表ができた！と周囲の部署にまでバラまいて問題にされる、といった理不尽を見聞きすることがあります。

「あなたしか解らないようなツールを勝手に配布しないでほしい。もしあなたが病気になったり退社した場合、業務が止まってしまうのですよ！これを「属人化」「ブラックボックス」と呼ぶのですよ。まるで取り調べを受けているみたいです。やりすぎる人間は目をつけられる、日本のダメオフィスの特徴でしょうか？スキルアップに励むのはごく自然な姿なのですが。

真の責任の所在

システムで動いていた業務を、自作ソフトに置きかえたり人間が無理やり奪ったわけではありません。そもそもこうなった原因は、システム導入の際に自動化できなかった業務処理が放置されていたために仕方なく業務現場の人間が手作業で穴埋めをしているうちに、その部分が人間の業務になってしまっているだけのことです。

もうひとつの原因は、人間がシステムの穴埋めをしている事実を理解できずに根本的な改善への方針を出さなかった部門長、経営陣の責任とも言えます。

原因は社員への業務丸投げ体質にあるのです。

業務現場の人間がエクセルの知識を身に付けて、効率化に励むことは当然であり、会社にとってプラスになることであり、むしろ支援しなければならないはずです。

ブラックボックスと非難する人間が居るとすれば、単に自らのスキル不足のために、そう見えてしまう、または責任回避の詭弁であるとしか考えられません。

当面やるべき事は

しかしながら人間がパソコンを使ってシステムの不完全な部分を補う行為は当面の「つなぎ」であるはずです。パソコン業務がある限り、それは一種の「作業」であり、スキルの差は当然表面化、端的にはスキルの差は、業務処理に要する 時間 として表れます。

スキルの高い人は早く作業を終了し、来業務に移れることになりますが、いっぽうでスキルの低い人は、なかなか作業を終了することができず、本来業務に費やせる時間も確実に短くなるわけです。

やるべき事は社員のスキルアップです。属人化、ブラックボックスなどという言葉が必要なくなるまで、会社が責任を持ってシステム部署、業務現場のITスキルを上げることが、この症状に必要な治療です。「エクセルは見るだけ」と豪語している人も許されている会社は危険です。「うちの部署では彼女がエクセルの先生」と無邪気に言う管理者が居る会社も危険です。一部の人ではなく、全体の底上げで大きく改善する余地があります。