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[EXCEL][ブログ]エクセルでカバーできるシステム未満の業務

デスクワークの現場では1人1台パソコンが配置されているのがごく普通の風景になりました。

システムも導入し、外見的には効率良く業務はまわっていそうに見えますが、ひょっとしてそんなこと無いのかもしれませんよ、そもそもシステム化ができていたとすれば大勢のスタッフが毎日パソコンと向き合っているのは不自然だと思いませんか?

パソコン作業の中身を見てみると、基幹システムの定型メニューの操作時間はほんのわずかで、8割以上はシステム化されていない業務をパソコンを使って何とかしようと悪戦苦闘しているのではないですか?。

Excelには標準で自動化できる機能がついているのですが、ビジネス現場ではこれをフル活用するような環境が整っておらず、個々で試行錯誤を繰り返しているはずです。

日本の企業は人手不足だ求人難だ、合理化だ人員削減だ、などと騒ぐ前に打つ手がありそうです。

システム未満ゾーン

社内のシステムはより大型案件、社内共通課題から順に導入されますから、対象から漏れた個別業務や困難ながら小規模な課題などは個別に処理せざるを得ません。

また導入システムに関連する業務でも
①「入力準備」=システムが求める登録フォーマットに合わせて入力準備する。
②「2次加工」=システムから出した情報をレポート等の社内資料に再加工する。
といったシステムが想定していなかった未対応部分の補完作業を人間がパソコンを使って何とかしているのが現状のはずです。

これらの「パソコン雑用」は外注するにはボリュームが小さく個別であり過ぎる、頻繁に仕様変更の可能性がある、費用がかかりすぎるために会社が1人1台パソコンを与え、個人へ丸投げしているのだとも言えます。

「パソコン雑用」は外注しにくいために過去放置され続けてきました。システム屋さんも割りが合わないから敬遠します。(万一OKの場合はそれなりの費用がかかるはずです。)

EXCEL習得のコツ

結論から言えば、エクセルは勉強するものではない、と申し上げたいです。

なら何をするものなのか?エクセルは主役ではなく単なる道具でしかありません、業務を効率よく遂行するための道具です。

なぜ効率よく遂行するのか?それは人間がラクになるためにです、主役は人間でなくてはなりません、エクセルは人間がラクになるための手段であり道具なのです。

ところがビジネス現場の8割以上の方がエクセルが苦手と感じているそうです。街のパソコン教室でもエクセルを教えているし、本屋には分厚いエクセルの教科書がいまだに数多く積まれていても?でも苦手意識を作り出しているのはこれが原因だったのかも知れません。

従来式「エクセル教育」がダメなのか?エクセルの歴史は30年を数えますが、依然詰め込み式教育が主流のようです。世間のエクセル教育が逆にしきいを高くしているのであれば、所詮ビジネスですから気にしないで下さい。

知識を引出しにたとえる事があります。当然、引出しの数はたくさんあれば良いのですが、整理されている事が前提です。詰め込み過ぎて開かない引出しでは役に立ちません。

またエクセルの勉強をまじめにこなし、引出しも整理出来たとしても、研究者を目指しているのでない限り、エクセルで何ができるか?と装置主役に陥ってしまう危険もあります。そうなると現場が見えなくなってしまいます。業務現場を救うには、業務を効率化する為に最適なエクセルの使い方や機能は何かを業務側から紐付けする事です。

e塾は、エクセルをうまく活用するコツとして、「空の引き出し」づくりをお勧めしています。新しい機能と出会う度に、とりあえず空の引出しを用意するのです。こんな時はこの引出し、と即座に見つけられることが重要で、多数の引出しの中は資料ではなくメモが入っているだけで良いと長年のサポートから感じています。

今は、詳しい機能はその都度メモを見てネットで検索すれば良い時代です。実際に活用を重ねるうちに空の引き出しの中は実践ノウハウが詰まって行くはずです。

エクセル教科書の中には「関数を制する者はエクセルを制する」などと、膨大な数の関数の暗記を勧めるものもあるようですが、覚えてから使い道を考えるのはー昔の勉強方法であり効率が悪く実戦に向きません。関数を活用するポイントは「この関数でできる事さがし」ではなく「こんな時に使える関数はどれか」を業務側の視点からひっぱり出せるかです。そのために関数引出しの見出しだけは整理しておきたいものです。

関数の中で特にIFとVLOOKUPが重要です。「こんな時IFが活躍する」という活用のイメージを持つことがポイントです。この2つの整理ができれば、あとは同じ、どんどん引出し作りは進みます。

エクセル関数は単語と同じく同列横並び(「関数」という部品が多数用意されている)なので、覚えてから使うのではなく、使いながら身に付きます。日本人は英文法を覚えてからでなければ英会話はできないと誤解しているから英会話が苦手なのと似ています。

<報われない人>
エクセルテキスト初級優秀終了、中級編を買ってまだ開けてない。
活用場面で知ってるものは完璧にできるが、知らないものは全くお手上げ。

<できる人>
何ができるか全体をぼんやり知っている。
活用場面で知らないものも、調べ方を知っている。

何ができるかを知る方法
① 数式バーの左側 fx をクリックすると「関数の挿入」ダイアログが開きます。
②分類と関数名を選択すると「解説」が表示されます。

参考書メインで勉強すると、ページ順に読んでしまうために覚えてから活用という効率悪い学習になりやすいのと、解説は結局ここにあるので2度手間ということになります。興味のあるものから順に、ただ見て行くだけで全体像を知る事ができます。以上!たったこれだけです。

自動化へ挑戦

エクセルの処理速度は、処理前処理後の条件がまったく同じでも使う機能により数百倍の差が出ます。条件により最速は自動化も可能で処理時間ゼロです。

また社内業務の70%をエクセルで自動化が可能と言われています。外注システムは30%で済むはずなのです。

理系だから好きでエクセルをやってる、自動化も、好きな人がやってくれているといった見方ではなく、業務改革として取組めばすごい成果が出るはずです。

エクセル上のくり返し作業は自動化が可能です。1日かかっていた帳票加工などの作業を1秒で済ませることも可能です。自動化によって効率化だけでなく、手作業につきもののミスも防ぐことができます。まずやってみる!

マクロは録音作業と同じ

×基礎知識は必要ありません。
○やってみれば何なのかが実感できます。

エクセルで、面倒ないつもの同じ操作をテープレコーダーやビデオみたいに録音再生できたらいいのに!これができるんです、自動記録マクロ です。[REC] ボタンを押すのと同じ手間ですから特別な知識は必要ありません。

<報われない人>
マクロを使うには特別な知識が必要だと勘違いしている。
いつものくり返し作業は辛いが、手が勝手に動くからもう平気!😓

<できる人>
自動記録マクロをやってみたら操作は簡単
単なるスイッチのような機能であると 実感 した。
くり返し作業はすべて自動化できた。

マクロの記録/実行方法
①表示タブ → マクロ▼ → マクロの記録 → OK

・・・・・ この間に行った手操作を記録 ・・・・・

②表示タブ → マクロ▼ → 記録終了
③表示タブ → マクロ → マクロを指定して 実行
- 以上 -

<習得にあたって>
失敗してもパソコンが壊れることはありません、何回も、実感できるまでくり返しやってみてください!実感できると疑問が湧いてきますから、その疑問をランダムで良いのでネット等で疑問を解消します。

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