手書きの提出物では記入ミスや解読不能が多いですが、EXCELで提出フォームを作るれば「入力規則」の機能により、好き勝手な値は入力できないようにできます。
中でも活躍するのが入力候補から選択するだけの「ドロップダウンリスト」なのですが、残念なことに「ドロップダウンリスト」だけでは、同じ入力候補を何回でも選択できてしまいます。
「ユーザー設定」を使えばこの「重複入力」を禁止できるのですが、どちらも「入力規則」の1メニューであるため「ドロップダウンリスト」と両立ができないのです。
今回は「ドロップダウンリスト」によるかんたん入力と、さらに同じセル内に「条件付き書式」を設定して「重複入力」禁止を両立させる方法をご紹介します。
↓ 簡単動画からご覧ください。
ドロップダウンリストのおさらい
評価者に「順位」を付けてもらうシートですが、順位ですから当然「重複」は許されません。
①順位が入力されるセル範囲を選択しておき
②「データ」タブ「入力規則」メニューを選択
③「入力値の種類」で「リスト」を選択
①「元の値」へ半角カンマ , でくくった「候補」を入力するか、候補リスト(別途作っておいたもの)のセル範囲を指定するか、どちらかの方法で候補を入力します。
②順位の「ドロップダウンリスト」が完成しました。
重複問題の解決
「ドロップダウンリスト」は完成しましたが、このままでは同じ「順位」を重複して入力出来てしまいます。
条件付き書式を使って重複入力防止
①順位が入力されるセル範囲を選択しておき
②「ホーム」タブ「条件付き書式」を選択。
③「新しいルール」を選択します。
書式ルールの設定
①「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選択
②設定する数式 =COUNTIF($B$4:$B$8,B4)>1
③「OK」ではなく「書式」ボタンをクリックします。
セルの書式設定
「書式」ボタンで「セルの書式設定」が開きました、重複入力の場合、「アラート」となるよう「塗りつぶし」かつ「フォント」の色を赤にしようと思います。
①「塗りつぶし」の色を「赤」に設定します。
②「フォント」の色も「赤」にすることで、セルの文字は見えなくなります。
完成
重複入力があった場合、セルが「赤」に塗りつぶされることで、アラートとなります。