EXCEL共有テクニック

読み取り専用 ON/OFF ボタンの追加方法

読み取り専用で開いたExcelファイルは自分で作成したものでも上書き保存できません。

見るだけのつもりで読み取り専用で開いた後、気が付いたら編集を加えていたとしたら、いったん別のファイル名で保存するしか方法はないのでしょうか?

こんな歯がゆい修正作業をなくすために、読み取り専用の設定/解除をワンボタン化するメニューを追加しましょう。

↓ 読み取り専用の設定/解除ボタン取付け方法の動画

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ファイルの全般オプション

読み取り専用を推奨する

ファイルを保存する前に「保存」ボタンの左隣ににある「ツール」ボタン、全般オプションを選択します。

「読み取り専用を推奨する」に☑を入れて「OK」

こうして保存したファイルを開く前に「読み取り専用を推奨する」アラートが現れます。「はい」読み取り専用、「いいえ」上書きOKということです。

この「はい」「いいえ」の判断をファイルを開いた後でもできるのが、後述する「読み取り専用の設定/解除」ボタンです。

(参考)読み取りパスワードを設定する

参考までに全般オプションのメニューを使ってファイルにパスワードを設定することができます。

Excelアイコンをダブルクリックすると、パスワード入力ダイアログが現れ、正しいパスワード以外は開きません。

つまり、パスワードを知っている人だけが開けるファイル、ということです。

(参考)書込みパスワードを設定すると

「書き込みパスワード」という項目もあります。

前述の読み取りパスワードが、開くか開かないか2つに1つ、に対してこちらはパスワードを知らない人は、左下の「読み取り専用」なら開くことが許される、という機能です。

こちらで読み取り専用で開いた場合、読み取り専用の設定/解除ボタンで解除しようとすると、再びパスワード入力ダイアログが現れるので解除はできず、結局パスワードを知らさていない人は読み取り専用で開くしか方法がありません。

読み取り専用の設定/解除

読み取り専用の設定/解除は標準では表示されていませんので、今回はクイックアクセスツールバーへ表示させます。

Ecxelのオプションメニューが開いたら、クイックアクセスツールバー →リボンにないコマンド→ 読み取り専用の設定/解除→ 追加 の順に選択します。

使い方は簡単で、ファイルが読み取り専用なら解除し、そうでなければ読み取り専用に設定します。

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