EXCEL送信集計

[EXCEL]議事録をエクセル・ペーパーレス化

エクセルの議事録に「送信」「集計」ボタンを取り付けてペーパーレス化しました。

手書きの議事録は、たいへんな労力をかけていながら、後々活用されにくいものですね。毎月、毎週の定例会議の議事録を例にあげると、単に出席者の確認のために使用しているだけ、欠席者にコピーを配布する等が主な役割りで、 存在意義は「そこに議事録があるから」といった消極的なもので、賞味期限も次回開催まで、あとはバインダーの奥へ埋まっていくだけ、という場合が多いようです。

何とか改革しよう!とIT化を目指す企業もありますが、計画書、報告書、反省書等々、文書系のシステム化に苦労されているケースは特に多いと思います。文書管理システム という製品が市販されていたり、グループウェアで共有もできますが、文書管理の主体はどこなのか、文書を共有する目的が明確にされているか、等がはっきりしていないと、結局システムへの登録作業が増えるだけで、せっかく お金をかけてシステム化したのに、効率化とはほど遠い結果を招きかねません。

今までの議事録

エクセルのフォームを印刷して手書き記入、コピーを配布、原紙をバインダーに綴じる運用を続けてきました。

エクセル・ペーパーレス化

印刷用であったエクセルフォームに「送信」「集計」ボタンを取り付けてペーパーレス化ができました。

集計データ

1回の「送信」で集計ファイルに1行追加されますので、月例会議であれば年間12行にまとめられます。「集計」ボタンでこの集計ファイルを閲覧することができます。

ペーパーレス化の効果

☑ 例の課題を議論したのは何月何日の会議だったか?

☑ 年間通じて出席率の確認をしたい。

☑ 例の提案に反対した人は誰だったか?

☑ 決定事項がたどった過程を時系列で整理したい

等々、過去の一覧から簡単に検索ができるようになったことです。

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