EXCEL送信集計

[EXCEL]社外セミナー受講報告をエクセルで蓄積共有できる

いつも使っているエクセルシート上に「送信」「集計」ボタンを取り付けたら、こんな便利になった!という事例です。

社外セミナーは、企業は社内教育では届かない最新の情報や技術を取り込むための手段ではありますが、社内へのフィードバックがされているかどうかは企業によって様々なようで、教育担当部署の腕の見せ所でしょう。

衣食住すべて扱う小売業はとくに社外教育に頼ることが多いのですが、事例のチェーンストアでも今回の改善前から実に多種多様なセミナーへの参加をさせて来た歴史はあったものの、資産として残っているものは手書きの「セミナー参加報告書」のみで、所属長の確認の後、人事部にファイリングされて終わっていました。

人事部業務の一環として、何年度に部署ごとにどのようなセミナーへ何名参加させたか、といった実績だけのために予算が割り当てられて、肝心の「スキルや情報の共有」にまでは至っていませんでした。

この企業内で開催していた「業務改善力を身に付けるエクセル教室」へ、この相談が持ち込まれたため「スキルや情報の共有」面に重点を置いた改善を行うことになりました。「セミナー参加報告書」がエクセルで作成されていたため、これを単なる報告書で終わらせるのではなく「社内公開」することで情報共有が可能となりました。

実際のセミナー参加報告書(エクセル)

今までのエクセル報告書に「送信」ボタンを取り付け、「集計」ボタンで他の報告を一覧表形式で共有できるようになりました。

「提出」から「送信」へ

「集計」で社内全員が全情報を閲覧可能

受講報告書は社内ネットワーク上に公開されているので、必要な時「集計」ボタンを押せば一覧表形式で最新情報を確認できます。印刷された報告書からペーパーレス化が実現しました。

エクセルの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「セミナー参加報告」業務をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
「業務改善力を身に付けるエクセル教室」で、既存のエクセル申請・報告書を劇的にリノベーションすることができました。