EXCEL送信集計

[EXCEL]社内救急箱は法定義務エクセルで「送信」管理できる

いつも使っているエクセルシート上に「送信」「集計」ボタンを取り付けたら、こんな便利になった!という事例です。

調理加工場を持つチェーンストアではケガが絶えませんが、店舗事務所のどこかに救急箱があることは知っていても各調理場に設置されているはずの救急箱はいつの間にか機能していないことがほとんどで、ちょっとしたケガなら傷薬や絆創膏を各自が自前で調達しているケースが多いようです。法律により、日本国内すべての職場で救急用具の設置義務が定められているのですが認識は低いようです。

このチェーンストアも、100店舗全店で約1000個の救急箱を配布しているにもかかわらず利用されていないのか、中身の補充申請がほとんど返って来ません。補充申請は、健康管理室が作成・配布した「救急箱 薬・備品補充申請」というエクセルシートを店舗が印刷して数量を記入し、本社へ書類便で申請する方式です。発注がめんどうなのでしょうか?

法律で定められていることもあり、本社健康管理室の看護師さんから「業務改善力を身に付けるエクセル教室」へ相談が持ち込まれました。看護師さんが作成した「救急箱 薬・備品補充申請」というエクセルシートをそのまま生かし、「送信」ボタンを取り付けるだけでペーパーレス化することにしました。

労働安全衛生規則 第三編 第九章 救急用具(第六百三十三条-第六百三十四条)
法令を表示

実際の「救急箱 薬・備品補充申請」(エクセル)

今までのエクセル報告書に「送信」ボタンを取り付け、本社側は「集計」ボタンで全発注を一覧表形式で取得できるようになりました。

「印刷&書類便」から「送信」へ

 

「集計」で取得できる全発注内容

「救急箱 薬・備品補充申請」の「送信」を押すたびに1行ずつ発注データが蓄積されて行きます。「集計」ボタン付きエクセルフォームの「集計」ボタンで最新の全発注内容が取得できます。

エクセルの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「救急箱 薬・備品補充申請」業務をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
「業務改善力を身に付けるエクセル教室」で、既存のエクセル申請・報告書を劇的にリノベーションすることができました。