すごいEXCEL改革事例

[EXCEL]献血バスの行列が解消したエクセルの予約送信

いつも使っているエクセルシート上に「送信」「集計」ボタンを取り付けたら、こんな便利になった!という事例です。

日本赤十字社では企業に対しても団体献血を呼びかけています。団体献血は、献血バスが会場(各企業の駐車場等)へ出張して行います。献血バスを止める場所がない場合には、会議室等を臨時の献血会場とすることもあります。

事例のチェーンストア本社では長年団体献血に協力して来ましたが、ポスターや朝礼での告知だけでは献血の実績は上がらず、かと言って個人の善意で行う献血を、まるで成績のように部署別に集計して協力を促すこともできずに長い間放置して来ました。

献血者数は少ないにもかかわらず、献血バスの前には必ず行列ができます。善意の献血だけにコントロールもむずかしく、過去の時間帯別参加者の実績を調べても特に法則はないようです。

「業務改善力を身に付けるエクセル教室」へこの相談が持ち込まれ、献血参加を「時間予約制」にすることとしました。献血担当者の方がエクセルで作成した申請書に「予約送信」ボタンと「集計」ボタンを取り付けるだけで費用をかけずに解決できました。

実際の献血予約のペーパーレス(エクセル)

献血を予約制にしたことで、献血者が昨年までの3倍に、また献血バス前の行列が解消しました。

「行列待ち」から「予約送信」へ

エクセルブックを開くと「時間帯別予約状況」が最新状況に更新されます。予約する人は「満席」を避けて時間帯を選択して「送信」します。バス前から行列は無くなりました。

「集計」で協力状況を公開

まず「送信」とは「献血に協力します」という宣言を意味します。押したあと表内の時間帯セルの予約数がカウントアップされるのを見届けて、責任を果たした事を実感できます。

次に、部署別に集計して協力を促すことはできませんが、「集計」ボタンを取り付けておくことで、何も説明をしなくても各自が「集計」ボタンを押し、部署別に協力状況がどうなっているのかを知ることができる、ということがさらに協力を促したようです。

エクセルの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「献血申請」業務をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
「業務改善力を身に付けるエクセル教室」で、既存のエクセル申請・報告書を劇的にリノベーションすることができました。