すごいEXCEL改革事例

[EXCEL]店舗作業改善の進捗を「送信」「集計」で見える化

いつも使っているエクセルシート上に「送信」「集計」ボタンを取り付けたら、こんな便利になった!という事例です。

チェーンストアの部門管理は、仕入れ権限を持っている本部が年間計画や日々の細かい指示まで出しながら動いていますが、商品仕入れの単位でくくられることと、仕入れ販売が中心であって、店舗内の作業にまでは口出しをしないことが普通です。

逆に言えば、後まわしにして来た店舗作業は店舗の都合や個人の熟練の範囲で行っていることになり、個々の手法は先輩から代々受け継いできたものが多く、地域、店舗、部門、人によって差があるのが当然という風潮があるものです。

バラバラなものを後追い式に「標準化」するのは実に難しい事なのですが、事例のチェーンストアでは100店舗を突破する時になって「作業改善」の導入が始まりました。商品にまつわる管理体系は今まで通り商品部が受け持ち、野放しであった店舗作業の教育管理を受け持つ「作業改善部」を立ち上げる事になりました。

人間が行う「作業」=「動作」をいきなり「マニュアル化」しようというのです。今まで想像もしなかった当事者たちは猛烈に反発を始め、「作業改善」は困難を極めました。

「業務改善力を身に付けるエクセル教室」へこの相談が持ち込まれました。すでに他の取り組みで成功している「チェックリスト方式」を取り入れる事になり、結果費用をかけずに大きな効果を出すことができました。

「チェックリスト」自体の出来栄えが問題なのではなく、「標準化」へ向かうプロセスを一歩的な指示命令で行うのか、改善へのプロセスを共有しながら自主的に行うのかの差です。「チェックリスト方式」は全社課題を共有するために有効な手段である、という事です。

エクセル「チェックリスト」の全社見える化

「標準化」を個別に行うのではなく、全社で情報共有しながら改善を積み重ねることで効果が倍増しました。全員が同じ場所で考える情報の一元化の効果は大きいようです。

「送信」すれば客観評価されるチェックシート

今までは個店毎の単なる「報告書」であったチェックシートの意義が大きく変わりました。「送信」すれば全店チェック結果の一部に追加されるのです。緊張感が生まれました。

50項目100店舗の情報を一覧化

自店が「送信」後、「集計」を押せば自店情報を含んだ全社情報を一覧することができます。常に一か所で1シートに、しかも最新情報が公開されているのです。ごまかしもなく、全社見える化のもとで作業改善が大きく前進しました。

エクセルの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「作業改善」をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
「業務改善力を身に付けるエクセル教室」で、既存のエクセル申請・報告書を劇的にリノベーションすることができました。