すごいEXCEL改革事例

[EXCEL]エクセルペーパーレスで社長報告の精度アップ

いつも使っているエクセルシート上に「送信」「集計」ボタンを取り付けたら、こんな便利になった!という事例です。

「クリンリネス(清潔)」と「接客応対」は小売業の生命線であります。このチェーンストアでは、毎月店長による自己評価を実施し、結果を社長へ提出することで一定の成果を維持して来ました。しかし店舗数が増えるにしたがって徐々に回答内容にばらつきが出始め、100店舗を超える頃には信ぴょう性に疑いを持つようになってしまい、長年効果を発揮してきた「自己評価」の意義もなくなりつつありました。

社長室スタッフから「業務改善力を身に付けるエクセル教室」へ、現在の「評価報告」をより詳細なものへ改良したい、との相談がありました。しかし問題の核心は報告書の質問項目や店舗個々の問題ではなく、店舗数が多くなってしまったにもかかわらず報告が1対1の個別報告であるために参画意識が低下してしまったことにあることを説明した結果、「公開型報告」に改良することになりました。

毎月店長による自己評価は現状は、社長室スタッフが作成した「重点10項目・キープクリーン 評価報告」というエクセルブックを全店店長へ配布し、各店が印刷回答して提出、社長室が集計して毎月の店長会議資料に織り込む、という流れでした。

そこで「重点10項目・キープクリーン 評価報告」というエクセルブックをそのまま生かし、「送信」と「集計」機能を追加することにしました。

実際の社長報告ペーパーレス(エクセル)

まず、今までのエクセル報告書に「送信」「集計」ボタンを取り付けることで、本社側の集計作業はなくなりました。

「印刷&書類便」から「送信」へ

 

「集計」で全社共有できる効果

「集計」ボタンで全店の自己評価が自由に取得できることになりました。この事が全店店長に競争心と同時に「正しい報告への責任感」を自覚させるきっかけとなり、全員で課題解決へ向かう姿勢が再構築されました。

エクセルの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、この事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「社長報告」業務をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
「業務改善力を身に付けるエクセル教室」で、既存のエクセル申請・報告書を劇的にリノベーションすることができました。