EXCELで自動化

[EXCEL] <PDFで保存ボタン>を記録式マクロで作る

作成後配布するEXCELには ① 使いまわして欲しいもの ② 編集(書換え)禁止のもの と2種類あると思います。

「請求書」「マニュアル」など同じひな型を使いつつ、完成したら EXCEL ではなく PDF形式で保存して配布する、という作業を繰り返すことになります。

このようなケースも含めて [PDFで保存] ボタンが付いていたら何かと便利なので、「自動記録式マクロ」で作成する方法を解説いたします。

「マクロ」と聞くと敬遠される方が多いようですが、エクセル上で実行した動作を記録し「再生」する「録音機」のようなものです。「時短」に大きな効果を発揮しますので、ぜひ活用のきっかけとしていただきたいと思います。

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リボンに開発タブを追加

まずリボンメニューの中に「開発」タブが見当たらない場合の追加方法です。マクロの自動記録だけなら「表示」タブにもありますが「開発」タブを追加するとより便利になります。

①任意のリボン上の空白部分を右クリックします。

②「リボンのユーザー設定」を選択します。

①EXCELのオプションメニューで「リボンのユーザー設定」が開いた状態になります。

②右側「メインタブ」の中で「開発」タブにチェックが入っていなければチェックを入れて「OK」します。

①「開発」タブが追加されました。

②今回使用する「マクロの記録」ボタンです。

③「挿入」ボタンからマクロボタンを挿入できます。


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マクロの記録

①「開発」タブの「マクロの記録」をクリックします。

②マクロ名は自動で命名されますが、入力もできます。

③「OK」を押した直後、操作した記録が「マクロ」として連続して書き込まれます。

マクロへ記録するPDF保存操作

①名前を付けて保存の操作([F12]キーが速い)を行います。

②「ファイルの種類」は「PDF」を選択します。「保存場所」は自分用であればデスクトップ等、自由です。※

③「保存」で保存操作は完了です。

※配布する場合、デスクトップ等のアドレスはユーザーによって異なるため、共通のアドレス(例) C:\PDF ( あらかじめ利用者の Cドライブへ専用フォルダを作っておく)等の準備が必要となります。

記録終了

①「マクロの記録」と同じ位置が「記録終了」に変わっていますのでクリックします。

②PDF保存作業が正常に行われたか確認しておきましょう。

ボタンの作成

①「開発」タブ「挿入」ボタンをクリックします。

②「フォームコントロール」メニューから「ボタン」を選択、図形と同様+マークでシート上へ貼り付けます。

ボタンへマクロを登録

①ボタン上を右クリック

②メニューから「マクロの登録」を選択します。

③「マクロの登録」ダイアログの先ほど記録したマクロ名を選択して「OK」します。

ボタンの文字を「PDF形式で保存」等に編集します。ボタンの扱い方は「図形」と同じで、「図形」へも同じように「マクロの登録」はできますが、「図形」は印刷対象になるのに比べ、フォームコントロールのボタンは印刷対象となりません。

PDF保存した場合も、ボタンは保存されず見えません。


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