EXCELペーパーレス

[EXCEL]エクセルの年末調整フォームに「送信」ボタンを取り付けた!

社内には誰も把握できない数の「手書き申請書」や「手書き報告書」が存在していると思いますが、これら印刷用書類作成にエクセルが関わってからもう久しくなりますね。

エクセルで作るようになってからは、手書きをやめて「入力」したエクセルファイルをメール添付で返信するような運用も多く見られます。『我が社もペーパーレス化が進んできた』と喜んでおられる経営者もおられるそうですが、おそらく集計の現場を見たことが無いからのんきな事を言ってられるのでしょう。

メール添付で返送された「申請・報告」の集計方法は2通りあります。①集計者が印刷した後、それを見ながら再度エクセルへ入力する。②集計用ファイルと返送ファイルを同時に開き、コピペで集計ファイルを作り上げる。いずれにしても気の遠くなるような作業です。

このような「便利?」に活用しているつもりでも成果の出ない残念なエクセル運用に対して「エクセルはペーパーレス化を阻害するツール」と決めつける風潮も一部にはあるようで、「ネ申(かみ)エクセル」などとあだ名を付けて面白がるいじめっ子も居るようです。

安心してください、エクセルは「ペーパーレス化を阻害するツール」などではありません。行き詰ったかに見える「疑似ペーパーレス化」も決して失敗ではなく進化の過程であり、あと一息でペーパーレス化を達成するところまで来ているのです。

ペーパーレス申請書に変身できた

社内の申請書で最もややこしいランクの「年末調整」今まで印刷用として運用してきたエクセルフォームに「送信」「集計」ボタンを取り付けてペーパーレス化ができました!

ネ申エクセルだからできること

印刷用フォームの良いところは「申請者が直感的に理解できる」ように設計され改良され続けた結晶である点です。慣れ親しんだエクセルフォームだからこそ「送信」ボタンを取り付けるだけでペーパーレス化が最短距離で実現できるのです。

自動集計のしくみ

申請者が「送信」ボタンを押す度に集計ファイルに申請内容が追加されます。管理者は「集計」ボタンを押すと最新の集計ファイルを開くことができます。

電書鳩(でんしょばと)

印刷用として使われていた既存エクセルファイルに「送信」「集計」ボタンを取り付けた瞬間、ペーパーレスメニューに生まれ変わる「電書鳩」はシステムではなく「ノウハウ」として e塾 が企業内教育の一環として提供しております。

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