EXCELペーパーレス

[EXCEL]メール添付よりも各自が取り出せる社内掲示板(無料)

企業別専用ポータル[e-portal]→説明

エクセルで作成した帳票はメール添付で提出、配布することはごく一般的で、メール以外に「情報の置き場」を定めている企業は少数だと思います。

メールも確かに「ファイル添付」の機能が付いていますが、これを定期帳票の公開や資料の提出配布のために使ってしまうと様々なデメリットが生じます。

メール以外の「情報の置き場」の必要性を知って導入すれば、当然費用がかかりますが、その割に使い勝手が悪く肝心の「IT疎遠派」の人達にとっては「不便になった」と感じさせてしまい、費用対効果は発揮しないという結果を招くことが多いようです。

「働き方改革」をキャッチフレーズのもと、いろんな役に立たないIT装置が社内に紛れ込んで来る恐れがありますので注意が必要です。

メール添付のデメリット

メールは基本1対1で、「通達」等の新情報をその都度すばやく伝達するためには便利な手段です。古い情報は着信順に一応蓄積されますが、整理されることなく頻繁に見直すには不向きです。

社内メールを使った通達は、個人から発信している個別連絡類や他の雑多なメールに紛れてしまう事、また訂正や更新があった場合にはいちいち「最新版」などとして再送付する必要があります。

いっぽうエクセルファイル等の「資料」は、情報配布のスピードよりも必要な時に必要な資料をひっぱり出せることのほうが優先されます。「業務マニュアル」をバラバラにメール添付で配布することを想像すればメールが不向きであることがわかります。

情報を「Push型」「Pull型」また「通過型」「蓄積型」に分類した時、メールと資料が正反対の存在であることがわかります。

「e-portal」情報の置き場

「Pull型」かつ「蓄積型」情報は定期情報など種類が多く、年月を経ると大量の情報量となりますので、ここを如何に整理するかどうかが社内情報の風通しを左右します。

一刻も早く伝えたい「緊急連絡」や「重要な指示」が、「Pull型」「蓄積型」情報に埋もれてしまう、という事態を避けるためには、メールとは別に社内の「Pull型」「蓄積型」情報を一か所に置いて、社内の誰もが必要な情報を必要な時に自由に取り出せるようにする必要があります。

今まで各部署がメール添付で配布していた情報を決められた「情報の置き場」で「共有」することで情報の整理と、メールの本来の能力を取り戻せます。

問題は一般のシステム(例えば社内掲示板システム)では大きな費用を要する、不慣れな人が使いにくい、他の情報共有システムも導入するとシステムだらけになる(システムの分散化)などです。

「e-portal」のベースはEXCELです、EXCELだからEXCELの共有がスムーズにできるのです。

掲示板メニューの効果

「e-portal」のベースはEXCELですが、EXCELはもちろん、Text、Word、PDFなどの文書ファイルをはじめJPG、mp4などの画像や動画の社内共有も可能です。

また他の一般システムではEXCELファイル等を開く際には「ダウンロード」という余計な操作の手間が必要ですが、「e-portal」の場合はファイル名をダブルクリックするだけでその場でファイルが開くため操作がシンプルです。

 

若干数ですが、このメニュー「e-portal」(イーポータル)が無償でモニター利用できます。10月1日以降の「エクセル屋マガジン」で詳しくご案内しております。

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