EXCELペーパーレス

[EXCEL]エクセルでペーパーレス化はできるの?

エクセル申請書・報告書に「送信」ボタンを取り付けてペーパーレス化ができます。

そう言っても実感が沸かないでしょうか?社内にはエクセルで作成した申請書、報告書がたくさん存在すると思いますが、今の形、今の運用方法に至るまで様々な事情があったはずです。「ペーパーレス化」を最優先にするあまり、既存の申請書、報告書をあっさり廃止して、「様々な事情」を把握していない外部へ任せてしまう事に躊躇していた企業がたくさんありますが、これは至って正しい判断であります。

元々は手書きであった申請書、報告書は、各責任部署が原紙を用意し、回収し、集計して部署内の日常業務へ連携する、という流れ方をしていました。エクセルで原紙を作成できるようになった今も、業務自体は各部署の責任であり、形ばかりの「ペーパーレス化」などでは責任を果たすことはできないのです。

もしも、今あるエクセル申請書・報告書に「送信」ボタンを取り付けて「ペーパーレス化」ができたらどうなるでしょうか?慣れ親しんだエクセル画面や、肝心の業務内容にはいっさい手を加えず「送信」「集計」ボタンだけを取り付けることができる、としたならばです。

まず「集計」作業がなくなります。申請・報告者が「送信」ボタンを押すと同時に「集計ファイル」に送信内容が追加されて行き、集計担当者はいつでも最新情報を取り出すことができるのです。次に報告者の負担が大幅に軽減されます。さらに集計結果の公開が容易になることで社内情報共有が進む、という効果も大いに期待できます。

「業務改善力を身に付けるエクセル教室」

ペーパーレス化には「装置化」が絶対条件ではありません。ペーパーレス化の目的とするものは「社員のスキルアップ」によって実現可能です。装置は時間が経てば朽ちますが「スキル」は文化として伝承されます。

e塾は企業への訪問研修「業務改善力を身に付けるエクセル教室」により、社内の隅々までペーパーレス化、業務効率化を実現して来ました。

エクセルペーパーレスとは

既存のエクセル申請・報告書をそのまま生かして「送信」「集計」が可能となります。スキルは社内に蓄積共有されますから、新規開発や保守に費用は掛かりません。

装置によるペーパーレス化

社内事情とは無縁な外部業者が開発するため、社内ではメンテナンスができないブラックボックス化状態を引き起こします。開発費用と保守費用が必要です。

 

エクセルの強み

企業内にはエクセルで作成された申請・報告書が多数存在し、これがペーパーレスを阻害しているかのように誤解されている方がおられますが、EXCELペーパーレスのたくさんの成功事例が全く正反対であることを証明しています。
もし「申請・報告業務」をエクセル以外の方法でペーパーレス化すれば、大きな費用がかかるわりに社内でメンテナンスができない等の弊害が、次に控えているペーパーレス化を逆に阻害することになってしまいます。
「業務改善力を身に付けるエクセル教室」で、社内にペーパーレス文化を推進させる「力」をつけて既存のエクセル申請・報告書を無駄な費用をかけずにリノベーションしましょう。