EXCELおしゃれなテクニック

[EXCEL]組織図が部署名のコピペで作れるスマートアート

組織の中の部署間の相互関係、命令系統などの体系は文書で表すよりも「図」で表現したほうがわかりやすい事から、「組織図」を利用する企業は多いと思います。

エクセルの「図形」を切り貼りし、苦労して作成している方もおられますが、組織は年度、半期毎に更新されることが多く、作成者はいちど関わったら組織変更の度に「組織図」も修正をくり返すことになってしまいます。

エクセルで作るのだから、シート上の組織一覧を取り込んでくれ、あとあと修正もできたら大変ありがたいのですが、このような要求をカンタンな操作で実現してくれるのが「Smart Art(スマートアート)」というメニューです。

所属関係が変わった時なども、「レベル上げ」「レベル下げ」というメニューで親子関係を表わす線を自動できれいに引き直してくれます。少し慣れれば面倒だった「組織図」作りも驚くほどのスピードアップが可能です。

Smart Artで組織図をコピペで作る方法

①組織名データをコピーします。親子関係は必要ありません、一列でOKです。

②「挿入」タブ、「図」の「SmartArt」をクリックします。

③「階層構造」から適当な図、ここでは「カード型リスト」を選択しました。

④「テキストウィンドウ」の最初の入力ボックスへ、コピーした組織データを貼り付けます。「テキストウィンドウ」が開かない場合は「デザイン」タブ内いちばん左の下段のメニューをクリックします。

⑤全部署が「親」レベルになっているので、「子」を選択した状態で「→レベル下げ」をクリックして親子関係を修正します。

⑥不要な要素は図を選択[Delete]、またはテキストウィンドウから[Bckspace]で消去します。

⑥「デザイン」タブのメニューを使ってスタイルを変更したり、色の変更が可能です。

組織図の完成

部署名の一覧さえあれば、あとはメニューを選ぶだけで美しい組織図が出来上がることがわかりました。完成した組織図はそのままでは変更可能なため「PDFファイル」で配布をお勧めします。

エクセルをPDF形式で保存する方法